Παραδοτέο 4
Ευρετήριο μενού & Υπόμνημα
Αυτή η διαφάνεια παρέχει άμεσους συνδέσμους σε κάθε τμήμα του εγγράφου.
1.1 Επισκόπηση Ενότητα 1
Τίτλος: Πώς να χρησιμοποιήσετε τη διαχείριση έργων με γνώμονα τον αντίκτυπο για να επιτύχετε τα επιθυμητά αποτελέσματα
Μορφή: online
Διάρκεια: 60min
Συγκεκριμένα: οι μαθητές θα χρησιμοποιήσουν τα smartphones τους.
Στο τέλος της ενότητας ο εκπαιδευόμενος θα έχει μια πλήρη εικόνα των διαφόρων σταδίων του κύκλου του έργου και πώς να συνδέει τα αναμενόμενα αποτελέσματα με τα υλικά και άυλα αποτελέσματα.
– Απτά αποτελέσματα (φυσικές εκροές – προϊόντα, υπηρεσίες, υποδομές κ.λπ.
που μπορούν να μετρηθούν) και
– Άυλα αποτελέσματα (εσωτερικά αποτελέσματα όπως η βελτίωση της κατανόησης,
αλλαγή στάσης, βελτιωμένη εμπειρία χρήστη / ικανοποίηση πελατών, κ.λπ.).
Κατά τη διάρκεια της εκπαιδευτικής ενότητας ο εκπαιδευτής θα παρουσιάσει λεπτομερώς την ενότητα, θα λύσει ερωτήσεις και θα συζητήσει με τους εκπαιδευόμενους όλα όσα παρουσιάστηκαν στην ενότητα.
1.2. Επισκόπηση
Τίτλος: Διαχείριση έργων με προσανατολισμό στον αντίκτυπο
Μορφή: online
Διάρκεια: 90min
Συγκεκριμένα: οι μαθητές θα χρησιμοποιήσουν τα smartphones τους.
Στο τέλος της ενότητας ο εκπαιδευόμενος θα έχει μια πλήρη εικόνα των διαφορετικών προσεγγίσεων για την προετοιμασία και την εφαρμογή των εργαλείων διάδοσης και εκμετάλλευσης, καθώς και για τη χρήση διαφορετικών στρατηγικών παρακολούθησης και αξιολόγησης.
-Πώς να διατυπώνετε στόχους – προσέγγιση SMART.
-Σχέδια διάδοσης και εκμετάλλευσης – προϊόντα, υπηρεσίες
που μπορούν να μετρηθούν) και
– Σχέδια αξιολόγησης και παρακολούθησης – τι, πότε και πώς θα μετρηθεί.
Κατά τη διάρκεια της συγκεκριμένης εκπαιδευτικής ενότητας ο εκπαιδευτής θα παρουσιάσει λεπτομερώς την ενότητα, θα λύσει ερωτήσεις και θα συζητήσει με τους εκπαιδευόμενους όλα όσα παρουσιάστηκαν στην ενότητα.
1.3 Επισκόπηση
Τίτλος: Πώς να εγγυηθείτε το έργο;
Μορφή: online
Διάρκεια: 30min
Συγκεκριμένα: οι μαθητές θα χρησιμοποιήσουν τα smartphones τους.
ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ
Στο τέλος της ενότητας ο εκπαιδευόμενος θα είναι σε θέση να εφαρμόζει μεθόδους παρακολούθησης για να διασφαλίζει τη βιωσιμότητα του έργου και να αναφέρει τον αντίκτυπο.
ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ
-Πρόσβαση παρακολούθησης – μεταφορά σε νέες ομάδες-στόχους
– Εμπορευματοποίηση της τεχνολογίας, των προϊόντων και των υπηρεσιών.
Κατά τη διάρκεια της συγκεκριμένης ενότητας ο εκπαιδευτής θα παρουσιάσει την ενότητα λεπτομερώς. Ξεκινώντας από μια γενική επισκόπηση, ο εκπαιδευτής φέρνει τους συμμετέχοντες μέσα από συγκεκριμένα βήματα με στόχο την εκμάθηση των στοιχείων που είναι χρήσιμα για την κατανόηση του τι είναι τα ενδιαφερόμενα μέρη, τη σημασία της ανάλυσης του πλαισίου, τον τρόπο ακρόασης των αναγκών τους μέσα από τρεις διαφορετικές χρονικές φάσεις: πριν, κατά τη διάρκεια και μετά την υλοποίηση του έργου.
2. Εισαγωγή
Μια ζωή δεν είναι σημαντική
πέρα από τον αντίκτυπο που έχει σε άλλες ζωές.
~ Jackie Robinson
Η μέτρηση είναι το πρώτο βήμα που οδηγεί στον έλεγχο και τελικά στη βελτίωση.
Αν δεν μπορείτε να μετρήσετε κάτι, δεν μπορείτε να το κατανοήσετε.
Αν δεν μπορείτε να το κατανοήσετε, δεν μπορείτε να το ελέγξετε.
Αν δεν μπορείτε να το ελέγξετε, δεν μπορείτε να το βελτιώσετε.
H. James Harrington –
Αμερικανός επιχειρηματίας, συγγραφέας και γκουρού βελτίωσης
3. Το εργαλείο
Πώς λειτουργεί το εργαλείο;
4.1 Βασικό χαρακτηριστικό 1 - Κύκλος έργου
Η αξιολόγηση του αντίκτυπου του έργου δεν είναι απλώς η καταμέτρηση αριθμών και ο έλεγχος δεικτών. Για να επιτευχθεί αντίκτυπος, ένα έργο πρέπει να δημιουργηθεί με την έννοια της θετικής αλλαγής.
Τα βασικά βήματα είναι:
- Προσδιορισμός της προβληματικής περιοχής και της ιδέας του έργου
- Ανάλυση της κατάστασης – ανάγκες,
προκλήσεις, πόροι, ευκαιρίες
- Σχεδιασμός του λογικού πλαισίου του έργου
και εφαρμογή του έργου
- Εφαρμογή του σχεδίου έργου
για την επίτευξη του επιθυμητού αντικτύπου
Αξιολόγηση – συνεχής παρακολούθηση
των δεικτών ποιότητας και της εκτίμησης των επιπτώσεων, η οποία οδηγεί στην αποκόμιση διδαγμάτων και στον εντοπισμό νέων ευκαιριών
4.2. Ξεκινήστε με το ΓΙΑΤΙ
Σημαντικές ερωτήσεις
κατά την έναρξη ενός έργου είναι:
- Γιατί ξεκινάτε το έργο σας; (ανάγκη)
- Τι θέλετε να αλλάξετε στον κόσμο; (στόχος)
- Ποιανού η ζωή θα βελτιωθεί χάρη σε αυτό; (ομάδες-στόχοι)
- Πώς; (αποτελέσματα)
- Τι θα κάνετε για να το πετύχετε αυτό; (δραστηριότητες)
- Πώς διατυπώνετε την επιτυχία; (δείκτες)
- Πώς μετράτε την πρόοδο; (μέθοδοι αξιολόγησης)
- Ποιες μόνιμες αλλαγές πετύχατε; (αντίκτυπο)
4.3. Επίπεδα επιπτώσεων
Ένα έργο μπορεί να έχει αντίκτυπο σε διαφορετικά επίπεδα, ανάλογα με τους στόχους σας.
Όσο πιο σύνθετο πρόβλημα προσπαθείτε να επιλύσετε, τόσο περισσότερα επίπεδα αντίκτυπου έχει το έργο σας.
- Επίπεδο πολιτικής (διαρθρωτικές αλλαγές σε θεσμικό επίπεδο που επηρεάζουν όλους τους εμπλεκόμενους στον τομέα ή μεγάλες ομάδες της κοινωνίας – εισαγωγή ενός νέου εθνικού προγράμματος/πρωτοβουλίας/νόμου/κανονισμού, ίδρυση ενός οργανισμού, έγκριση προϋπολογισμού, υπογραφή διμερούς συμφωνίας μεταξύ χωρών, Brexit κ.λπ.)
- Συστημικό επίπεδο (αποτελέσματα που θα επιφέρουν απτές βελτιώσεις σε έναν τομέα – οικονομικό, κοινωνικό, νεολαίας κ.λπ. – και εμπλέκουν φορείς πολιτικής και βασικούς φορείς λήψης αποφάσεων: αλλαγή ενός προγράμματος σπουδών, έναρξη ενός νέου εθνικού προγράμματος για επαγγελματίες κ.λπ.)
- Γεωγραφική εμβέλεια (τοπική, περιφερειακή, εθνική, διεθνής)
- Ικανότητα (ανάπτυξη βιώσιμων συνθηκών, περιβάλλοντος, υποδομών, οικοδόμηση οικοσυστήματος και πόρων – ίδρυση νέου κέντρου, κατάρτιση επαγγελματιών, εξοπλισμός εργαστηρίων, δημιουργία δικτύων κ.λπ.)
- Τελικοί χρήστες (συγκεκριμένα οφέλη και αποτελέσματα για τα άτομα και τις κοινότητες –
βελτιωμένη πρόσβαση/συνθήκες νοικοκυριού, ανάπτυξη δεξιοτήτων, εύρεση θέσεων εργασίας, βελτίωση της ποιότητας των πόρων και των υπηρεσιών κ.λπ.)
Η παρακολούθηση των επιπτώσεων πρέπει να επαληθεύει την αλλαγή σε κάθε επίπεδο
και να επικυρώσει ότι η αλλαγή αυτή είναι αποτέλεσμα των προσπαθειών του έργου σας.
4.4. Τύπος επιπτώσεων
Τα αποτελέσματα του έργου μπορεί να είναι:
- Υλικά (φυσικές εκροές – προϊόντα, υπηρεσίες, υποδομές κ.λπ.
που μπορούν να μετρηθούν) και - Άυλα (εσωτερικά αποτελέσματα όπως η βελτίωση της κατανόησης, αλλαγή στάσης, βελτιωμένη εμπειρία χρήστη / ικανοποίηση πελατών, κ.λπ.)
Τα άυλα αποτελέσματα είναι:
- βραχυπρόθεσμα αποτελέσματα – δημιουργία επαφών, ευαισθητοποίηση,
- μεσοπρόθεσμα αποτελέσματα – βελτιωμένες δεξιότητες, δημόσια εικόνα,
- μακροπρόθεσμος αντίκτυπος (βιώσιμα αποτελέσματα) – αλλαγή νοοτροπίας/συμπεριφοράς
4.5. Δείκτες επιτυχίας
Ο αντίκτυπος μπορεί να εκτιμηθεί μέσω:
- Ποσοτικοί δείκτες (αριθμός ατόμων που συμμετείχαν, % των μαθητών που βελτίωσαν τις επιδόσεις τους, ποσοστό των αποφοίτων που βρήκαν εργασία 1 έτος μετά την αποφοίτηση από το σχολείο κ.λπ.)
- Ποιοτικοί δείκτες (βελτιωμένη κατανόηση, προθυμία συμμετοχής, θετική στάση απέναντι σε μια καινοτομία που εισάγεται, βελτίωση του επιχειρηματικού περιβάλλοντος, μείωση της γραφειοκρατίας, βελτίωση των δεξιοτήτων κ.λπ.)
Είναι σημαντικό να καθοριστούν δείκτες SMART οι οποίοι μπορούν να μετρηθούν και να αξιολογηθούν. Αυτό σημαίνει ότι οι ποιοτικοί δείκτες πρέπει επίσης να ποσοτικοποιούνται.
Για παράδειγμα: τουλάχιστον το 75% των συμμετεχόντων είναι “ικανοποιημένοι” και “πολύ ικανοποιημένοι” με το ολοκληρωμένο μάθημα.
4.6. Πώς να μετρηθεί ο αντίκτυπος
- Εκ των προτέρων – εκ των υστέρων αξιολόγηση: μετρήστε τους δείκτες που στοχεύετε να βελτιώσετε πριν και μετά την υλοποίηση των δραστηριοτήτων του έργου.
- Πιλοτικές ομάδες και ομάδες ελέγχου: Στην αρχή του έργου κάντε μια ανάλυση της κατάστασης. Παρουσιάστε τους στόχους του έργου και εμπλέξτε ένα δείγμα του πληθυσμού-στόχου ως πιλοτική ομάδα, η οποία θα συμμετάσχει άμεσα στις δραστηριότητες του έργου και θα επωφεληθεί από τους πόρους και τα αποτελέσματα που θα αναπτυχθούν.
Οι συνεντεύξεις, οι μαρτυρίες και η ανατροφοδότηση μπορούν να παράσχουν πολύτιμες πληροφορίες για τα οφέλη από το έργο. Χρησιμοποιήστε ημιδομημένα ερωτηματολόγια που περιλαμβάνουν ανοικτές ερωτήσεις: “Πώς σας βοήθησε το έργο; / Τι σας βελτίωσε το έργο;”
- Αποφύγετε τις περιττές μεγάλες κλίμακες αξιολόγησης (από 0 έως 10) εάν σας ενδιαφέρει μόνο εάν οι συμμετέχοντες είναι απόλυτα ικανοποιημένοι, μάλλον ικανοποιημένοι, μάλλον μη ικανοποιημένοι και καθόλου ικανοποιημένοι (4 κλίμακες). Η ουδέτερη κλίμακα δεν δίνει ουσιαστικές πληροφορίες – είναι ένας τρόπος αποφυγής απάντησης. Χρησιμοποιήστε καλύτερα το “Δεν χρησιμοποίησα/δεν θέλω να απαντήσω”.
4.7. Διαχείριση έργων προσανατολισμένη στον αντίκτυπο
Η διαχείριση έργων είναι ο συνδυασμός δραστηριοτήτων, διαδικασιών και αρμοδιοτήτων, που αποσκοπούν στην επίτευξη του προγραμματισμένου αποτελέσματος εντός του εγκεκριμένου χρονοδιαγράμματος και προϋπολογισμού. Περιλαμβάνει τη διαχείριση και το συντονισμό των ανθρώπινων πόρων, την οικονομική διαχείριση, τη διαχείριση του χρόνου, τις διοικητικές ρυθμίσεις και τις ρυθμίσεις υποβολής εκθέσεων, τη διαχείριση κινδύνων, την επικοινωνία και τη διαχείριση της ποιότητας.
Χρήσιμοι πόροι:
Επισκόπηση της αξιολόγησης της διαδικασίας και των αποτελεσμάτων
Παράδειγμα προτύπου παρακολούθησης και αξιολόγησης
4.8. Λογικό πλαίσιο
Το λογικό πλαίσιο (logframe) είναι ένας πίνακας που παραθέτει τις δραστηριότητες του έργου, τις εκροές, τα μεσοπρόθεσμα αποτελέσματα και τον μακροπρόθεσμο στόχο. Δείχνει τη λογική του τρόπου με τον οποίο οι δραστηριότητες θα οδηγήσουν στις εκροές, οι οποίες με τη σειρά τους θα οδηγήσουν στα αποτελέσματα και τελικά στον στόχο – τον επιθυμητό κοινωνικό αντίκτυπο. Θα καταστήσει την πρότασή σας πιο συνεκτική, λογική, κατάλληλη και επιτυχημένη.
4.9. Λογικό πλαίσιο - παράδειγμα
4.10. Ασκήσεις Βασικό χαρακτηριστικό 1 Κύκλος έργου
Προετοιμάστε έναν σύντομο πίνακα καταγραφής για ένα έργο, ο οποίος εμφανίζει τα βασικά στοιχεία του σχεδιασμού ενός έργου και τις μεταξύ τους σχέσεις με τρόπο που διευκολύνει την ανάλυση του έργου.
5.1. Βασικά χαρακτηριστικά 2 - Διαχείριση έργων με προσανατολισμό στον αντίκτυπο
Η διαχείριση έργων είναι ο συνδυασμός δραστηριοτήτων, διαδικασιών και αρμοδιοτήτων, που αποσκοπούν στην επίτευξη του προγραμματισμένου αποτελέσματος εντός του εγκεκριμένου χρονοδιαγράμματος και προϋπολογισμού. Περιλαμβάνει τη διαχείριση και το συντονισμό των ανθρώπινων πόρων, την οικονομική διαχείριση, τη διαχείριση του χρόνου, τις διοικητικές ρυθμίσεις και τις ρυθμίσεις υποβολής εκθέσεων, τη διαχείριση κινδύνων, την επικοινωνία και τη διαχείριση της ποιότητας.
Χρήσιμοι πόροι:
Επισκόπηση της αξιολόγησης της διαδικασίας και των αποτελεσμάτων
Παράδειγμα προτύπου παρακολούθησης και αξιολόγησης
Υπόδειγμα σχεδίου παρακολούθησης και αξιολόγησης (M&E)
Εργαλειοθήκη αξιολόγησης
5.2. Διαχείριση έργων προσανατολισμένη στον αντίκτυπο
- Ακολουθώντας τους κανόνες: Να τηρείτε αυστηρά τους κανόνες του προγράμματος και την περιγραφή του έργου. Χρησιμοποιήστε τις προγραμματισμένες εκπαιδεύσεις για τους δικαιούχους, τα διαδικτυακά σεμινάρια και άλλες μορφές επικοινωνίας με τον χορηγό.
Σχεδιασμός: Προετοιμάστε ένα λεπτομερές σχέδιο υλοποίησης του έργου με χρονοδιάγραμμα, προθεσμίες και καθορισμένα καθήκοντα και αρμοδιότητες. Εξασφαλίστε παραγωγική συνεργασία και ομαλή επικοινωνία. - Παρακολουθήστε την πρόοδο: για να παρακολουθείτε τη διαδικασία. Επικεντρωθείτε σε αυτά ένα προς ένα και προχωρήστε σε μια νέα εργασία μόνο μετά την ολοκλήρωση της προηγούμενης. Κρατήστε καθημερινά αρχείο των δραστηριοτήτων του έργου για να αναφέρετε την εργασία του προσωπικού και να την οργανώσετε αποτελεσματικότερα.
- Οργανώστε συναντήσεις για να σχεδιάσετε και να επανεξετάσετε την πρόοδό σας. Προβλέψτε συναντήσεις πρόσωπο με πρόσωπο για τα κρίσιμα σημεία και τακτικές Skypes για να κρατάτε τους ενδιαφερόμενους εστιασμένους και αφοσιωμένους. Κρατήστε πρακτικά.
- Κοινή χρήση εγγράφων: Διατηρήστε την τεκμηρίωση του έργου σε κοινόχρηστο διαδικτυακό χώρο αποθήκευσης, όπως το Google Drive, όπου όλοι οι συντελεστές μπορούν να έχουν εύκολη και γρήγορη πρόσβαση. Εισάγετε κανόνες για τον τρόπο οργάνωσης των αρχείων.
5.3. Διαχείριση έργων προσανατολισμένη στον αντίκτυπο
Παρακολούθηση και διαχείριση της ποιότητας: χρήση πιλοτικών δοκιμών, παρακολούθησης, ελέγχων ποιότητας, συνεδριών ανατροφοδότησης κ.λπ.) και αντίστοιχων δεικτών για να αξιολογηθεί κατά πόσον το έργο επιτυγχάνει τους στόχους του.
Διαχείριση κινδύνων: επανεξέταση και επικαιροποίηση των κινδύνων, συλλογή ανατροφοδότησης και παρακολούθηση της εφαρμογής, ώστε να διασφαλιστεί ότι όλα τα μέρη είναι εξίσου δεσμευμένα, συμμετέχουν και βρίσκονται σε καλό δρόμο.Προώθηση του έργου. Η διαχείριση του έργου περιλαμβάνει επίσης ενεργή επικοινωνία με τις ομάδες-στόχους και τους ενδιαφερόμενους φορείς σας για τη διάδοση των αποτελεσμάτων σε όλους αυτούς.
Εξασφάλιση της βιωσιμότητας. Να γίνουν οι απαραίτητες προβλέψεις ώστε τα παραγόμενα αποτελέσματα να παραμείνουν διαθέσιμα και να χρησιμοποιηθούν μετά το τέλος της περιόδου χρηματοδότησης και να εξασφαλιστούν οι πόροι που απαιτούνται για τη διατήρησή τους.
Οριστικοποίηση. Ελέγξτε τις προθεσμίες και τον κατάλογο των αποτελεσμάτων που υποσχέθηκε η πρόταση του έργου. Συνοψίστε τις εργασίες που έγιναν και βρείτε τρόπους για την ολοκλήρωση των ημιτελών εργασιών. Συγκρίνετε τα πραγματικά αποτελέσματα με τα αναμενόμενα. Περιγράψτε τα αποτελέσματα και τις δαπάνες σας σε μια τελική έκθεση. Γιορτάστε το έργο που επιτελέστηκε! Εκφράστε προσωπικές ευχαριστίες σε όλους τους συντελεστές και τα μέλη της ομάδας.
5.4. Διατυπώστε το SMART
Ο καθορισμός στόχων SMART βοηθά στην πρόβλεψη του αντίκτυπου για τις ομάδες-στόχους, στον προσδιορισμό μετρήσιμων δεικτών για την παρακολούθηση της προόδου και στην επίτευξη σχετικών και ουσιαστικών αποτελεσμάτων του έργου.
5.5. Διάδοση και εκμετάλλευση
Το κλειδί για ένα επιτυχημένο έργο και για την παραγωγή κοινωνικού αντίκτυπου είναι η παραγωγή σχετικών αποτελεσμάτων που ικανοποιούν τις απαιτήσεις των τελικών χρηστών και των κύριων φορέων στον τομέα – παρόχων, διαφόρων ενδιαφερόμενων φορέων και φορέων χάραξης πολιτικής. Μπορεί να έχετε παράξει θαυμάσια, καινοτόμα, υψηλής ποιότητας προϊόντα, αλλά αν κανείς δεν τα γνωρίζει και δεν τα χρησιμοποιεί, όλες οι προσπάθειες δεν έχουν νόημα. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η ενημέρωση και η συμμετοχή των χρηστών-στόχων και των ενδιαφερόμενων φορέων είναι τόσο σημαντικό μέρος.
- Η διάδοση είναι η διάδοση των πληροφοριών ώστε να διασφαλιστεί ότι τα παραγόμενα αποτελέσματα θα φτάσουν στο κοινό-στόχο. Στην αρχή ενός έργου χρησιμοποιούμε την προβολή και την ευαισθητοποίηση για να ενημερώσουμε τους χρήστες-στόχους και τους ενδιαφερόμενους φορείς σχετικά με τον στόχο του έργου και τα αναμενόμενα αποτελέσματά του. Όταν τα αποτελέσματα είναι έτοιμα, διαδίδονται στους χρήστες-στόχους και στους βασικούς φορείς που μπορούν να αυξήσουν την εμβέλεια και τον δυνητικό αντίκτυπο του έργου.
- Εκμετάλλευση σημαίνει χρήση και αξιοποίηση των παραγόμενων αποτελεσμάτων.
Μπορεί να γίνει μέσω: ενσωμάτωσης – μεταφοράς των επιτυχημένων αποτελεσμάτων του έργου στους κατάλληλους φορείς λήψης αποφάσεων σε οργανωμένα τοπικά, περιφερειακά, εθνικά ή ευρωπαϊκά συστήματα- και/ή πολλαπλασιασμού – πειθούς μεμονωμένων τελικών χρηστών να υιοθετήσουν και/ή να εφαρμόσουν τα αποτελέσματα του έργου.
5.6. Σχέδιο διάδοσης
- Τα σχέδια διάδοσης περιγράφουν τα κανάλια πληροφόρησης (παραδοσιακά, μέσα κοινωνικής δικτύωσης, δίκτυα, εξειδικευμένες εκδόσεις, φορείς παροχής υπηρεσιών, τηλεφωνικές γραμμές κ.λπ.), το υλικό (βίντεο, ιστότοποι, φυλλάδια κ.λπ.) και τις δραστηριότητες (δημόσιες εκδηλώσεις, σεμινάρια, εκστρατείες ενημέρωσης, συναντήσεις με ενδιαφερόμενους φορείς, διαγωνισμοί κ.λπ.) για τη διάδοση των αποτελεσμάτων του έργου.
- Το σχέδιο διάδοσης και αξιοποίησης πρέπει να λαμβάνει υπόψη τις ανάγκες και τα χαρακτηριστικά των χρηστών-στόχων. Ο κατάλληλος συνδυασμός καναλιών διάδοσης, δραστηριοτήτων και μηνυμάτων πρέπει να διασφαλίζει ότι τα αποτελέσματα θα φτάσουν στα σωστά κοινά-στόχους και θα τα εμπλέξουν. Για παράδειγμα, ένα flashmob ή ένα διαδικτυακό σεμινάριο μπορεί να μην είναι κατάλληλο για τους ηλικιωμένους συμμετέχοντες, ενώ ένα συνέδριο δύσκολα θα προσελκύσει νεανικό κοινό.
5.7. Διάδοση για καλύτερο αντίκτυπο
- Εμπλέξτε τους τελικούς χρήστες για τον αποτελεσματικότερο σχεδιασμό της εκστρατείας διάδοσής σας. Μπορούν να σας συμβουλεύσουν για τις κατάλληλες προσεγγίσεις, κανάλια ή μηνύματα διάδοσης. Χρησιμοποιήστε τη συμβολή τους κατά τη διάρκεια της ανάπτυξης και της πιλοτικής εφαρμογής για να κάνετε τις απαραίτητες προσαρμογές. Εμπλέξτε τους στα διαφημιστικά σας βίντεο/άρθρα – η ομάδα-στόχος θα συσχετιστεί με αυτά. Συμπεριλάβετε τους στις δημόσιες εκδηλώσεις για να παρουσιάσουν τα αποτελέσματα, να δώσουν ανατροφοδότηση και να ενεργήσουν ως πρεσβευτές του έργου.
- Δίκτυα. Συμμετέχουν στο έργο σας βασικοί ενδιαφερόμενοι, υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων και επαγγελματίες στους τομείς στους οποίους στοχεύει το έργο, καθώς και οργανισμοί-εταίροι που αναμένεται να ενσωματώσουν τα αποτελέσματα του έργου σε εθνικό, περιφερειακό, τομεακό ή συστημικό επίπεδο.
- Εξωστρέφεια. Σχεδιάστε ευρύτερη διάδοση για να εγγυηθείτε ότι θα επιτύχετε τους στόχους σας. Διαδώστε τα μηνύματα σε μια ευρύτερη ομάδα δυνητικών χρηστών/ωφελουμένων και εμπλέξτε τους βασικούς ενδιαφερόμενους φορείς ως φορείς προώθησης του έργου.
5.8. Διάδοση για καλύτερο αντίκτυπο
- Προϋπολογισμός. Το σχέδιο θα πρέπει να προβλέπει επαρκείς πόρους για την ορθή υλοποίηση των σχεδίων διάδοσης. Ανάλογα με τα σχέδιά σας, μπορεί να χρειαστεί να προβλέψετε άδειες χρήσης, λογισμικό, δαπάνες φιλοξενίας, σχεδιασμού, δημοσίευσης και μετάφρασης, καθώς και δαπάνες για τη διοργάνωση δημόσιων εκδηλώσεων – ενοικίαση αίθουσας και εξοπλισμού, διαλείμματα καφέ και τροφοδοσία κ.λπ.
- Παρακολούθηση. Καταγράψτε τις δραστηριότητες και τους δείκτες που θα σας βοηθήσουν να μετρήσετε την αποτελεσματικότητά σας – για παράδειγμα: αριθμός επισκεπτών, αριθμός πολλαπλασιαστών που προσελκύονται, αριθμός δημοσιεύσεων, συμφωνίες εμπορικής αξιοποίησης- ποσοτικά – ανατροφοδότηση από σεμινάρια, συνέδρια κ.λπ.
- Βιωσιμότητα. Τα σχέδια διάδοσης και αξιοποίησης θα πρέπει να συμβάλλουν στη βιωσιμότητα των αποτελεσμάτων μετά το τέλος του έργου, ώστε να εξασφαλίζεται ο μέγιστος δυνατός αντίκτυπος και η βιωσιμότητα.
5.9. Παρακολούθηση και αξιολόγηση
Η παρακολούθηση και η αξιολόγηση είναι προγραμματισμένες δραστηριότητες για τη μέτρηση της προόδου του έργου σύμφωνα με το σχέδιο υλοποίησης (παρακολούθηση) και των επιτευχθέντων αποτελεσμάτων του έργου σε σχέση με τους στόχους του (αξιολόγηση).
Η παρακολούθηση είναι μια συνεχής διαδικασία για τον έλεγχο των αποτελεσμάτων και την επαλήθευση της προόδου προς τους καθορισμένους στόχους με την τεκμηρίωση της διαδικασίας, τη συλλογή δεδομένων και τη σύγκρισή τους με τους δείκτες επιτυχίας.
Η αξιολόγηση / εκτίμηση επιπτώσεων είναι η διαδικασία ανάλυσης των αποτελεσμάτων σε ένα συγκεκριμένο σημείο (για παράδειγμα – ενδιάμεσο και τελικό στάδιο) – τι πάει καλά, ποιες είναι οι προκλήσεις, ποιες είναι οι αιτίες. Εξετάζει πιο δύσκολα, άυλα αποτελέσματα.
5.10. Σχέδιο παρακολούθησης και αξιολόγησης
Το σχέδιο παρακολούθησης και αξιολόγησης καθορίζει όλους τους δείκτες, τις πηγές δεδομένων, τα εργαλεία και τις δραστηριότητες μέτρησης, τις αρμοδιότητες και τη συχνότητα των ελέγχων, καθώς και τους τρόπους υποβολής εκθέσεων.
Χρήσιμοι πόροι για το σχέδιο παρακολούθησης και αξιολόγησης:
Επισκόπηση της αξιολόγησης της διαδικασίας και των αποτελεσμάτων
Παράδειγμα προτύπου παρακολούθησης και αξιολόγησης
Υπόδειγμα σχεδίου παρακολούθησης και αξιολόγησης (M&E)
Εργαλειοθήκη αξιολόγησης
5.11. Παρακολούθηση και αξιολόγηση
Ανάλογα με τον τύπο του προγράμματος χρηματοδότησης, η παρακολούθηση και αξιολόγηση μπορεί να γίνεται εσωτερικά (από έναν εταίρο του έργου) ή από εξωτερικούς εμπειρογνώμονες που προσλαμβάνονται από την εταιρική σχέση ή από τον χορηγό.
Η αξιολόγηση μπορεί να έχει διαφορετική εστίαση και σκοπό στο έργο:
- Η αξιολόγηση της διαδικασίας είναι μια περιοδική επανεξέταση που μετρά πόσο καλά εφαρμόζονται οι δραστηριότητες και τα καθήκοντα του έργου. Βοηθά στην παρακολούθηση των επιδόσεων και της προόδου- λαμβάνει ανατροφοδότηση από τους εμπλεκόμενους συμμετέχοντες και παρέχει έγκαιρη προειδοποίηση για τυχόν προβλήματα που μπορεί να προκύψουν.
- Η αξιολόγηση των αποτελεσμάτων μετρά την επίδραση του έργου στην ομάδα-στόχο και τη συνολική ικανοποίησή της από τα αποτελέσματα του έργου
- Η αξιολόγηση των επιπτώσεων γίνεται στο τέλος του έργου. Δείχνει σε ποιο βαθμό το έργο επιτυγχάνει το επιθυμητό συστημικό/μακροπρόθεσμο αποτέλεσμα και παρέχει στοιχεία για περαιτέρω δράσεις (όπως ενσωμάτωση, κλιμάκωση, πρωτοβουλίες πολιτικής, αποφάσεις χρηματοδότησης κ.λπ.)
5.12. Σχέδιο παρακολούθησης και αξιολόγησης
Σχέδιο παρακολούθησης και αξιολόγησης (που ονομάζεται επίσης σχέδιο διασφάλισης ποιότητας)
είναι ένας λεπτομερής πίνακας που καθορίζει τα κύρια ερωτήματα αξιολόγησης, τον ειδικό δείκτη παρακολούθησης της επιτυχίας (ή τους δείκτες ποιότητας) και τις πηγές .
Βασίζεται στο λογικό πλαίσιο του έργου και απαντά στα βασικά ερωτήματα:
- Πώς ορίζουμε την επιτυχία του έργου μας;
- Τι θέλουμε να μάθουμε;
- Ποια είναι η ερώτηση που θα θέσουμε;
- Πώς θα το ξέρουμε;
- Ποιους δείκτες θα χρησιμοποιήσουμε;
- Ποια πηγή δεδομένων και ποιες μεθόδους θα χρησιμοποιήσουμε;
- Ποιος θα συλλέξει τα δεδομένα;
- Πότε θα γίνει η αξιολόγηση;
- Ποιοι θα συμμετέχουν;
- Πώς θα αναφερθεί;
(Πηγή: Εργαλειοθήκη Μονάδας Εφαρμογής Υπουργικού Συμβουλίου)
5.13. Σχέδιο παρακολούθησης και αξιολόγησης
Πώς να προετοιμάσετε ένα σχέδιο παρακολούθησης και αξιολόγησης;
- Για κάθε δείκτη που παρατίθεται στον πίνακα του λογικού πλαισίου του έργου, περιγράψτε επακριβώς τι είναι ο δείκτης και πώς θα μετρηθεί.
- Όταν είναι δυνατόν, χρησιμοποιήστε τυποποιημένους δείκτες και σημεία αναφοράς που χρησιμοποιούνται ευρέως (για παράδειγμα: όπως δείκτης φτώχειας/ ποσοστό ανεργίας/ ποσοστό εκπαίδευσης κ.λπ.) προκειμένου να συγκρίνετε τα αποτελέσματα του έργου με τις εθνικές/ευρωπαϊκές στατιστικές.
- Ορίστε κάθε δείκτη. Καθορίστε τον τρόπο υπολογισμού των δεικτών και την πηγή δεδομένων που θα χρησιμοποιήσετε, διαφορετικά τα αποτελέσματα δεν μπορούν να συγκριθούν.
- Καθορίστε τη συχνότητα μέτρησης των δεικτών (μηνιαία, τριμηνιαία, ετήσια κ.λπ.)
- Μετρήστε τη γραμμή βάσης (την αρχική τιμή κάθε δείκτη κατά την έναρξη του έργου) και ορίστε τον στόχο που θέλετε να επιτύχετε στο πλαίσιο του έργου.
- Ερευνήστε αξιόπιστες εθνικές πηγές για τη συλλογή δεδομένων σχετικά με τη βασική γραμμή. Βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε τους ίδιους ορισμούς για τον υπολογισμό του δείκτη.
- Θέστε ρεαλιστικούς στόχους – ερευνήστε εκ των προτέρων τι έχουν επιτύχει προηγούμενες πρωτοβουλίες.
5.14. Αξιολόγηση επιπτώσεων
Η αξιολόγηση αντικτύπου αναφέρει ποια είναι η διαφορά που έχει επιφέρει το έργο,
ποιες λύσεις δόθηκαν, ποιες αλλαγές στην κοινότητα ή ποια ανάπτυξη του συστήματος ξεκίνησε σε μακροπρόθεσμη προοπτική.
Συνοψίζει τα κύρια επιτεύγματα και τις μόνιμες επιπτώσεις του έργου, ιδίως σε σχέση με τα προβλήματα που αντιμετωπίστηκαν στην πρόταση.
5.15. Αξιολόγηση επιπτώσεων
Θα πρέπει να εξηγεί:
- Πόσοι άνθρωποι έχουν επηρεαστεί από το έργο και με ποιον τρόπο; Είναι τα αποτελέσματα του έργου συναφή με τις ανάγκες των ομάδων-στόχων; Συνάδουν με τους στόχους και τον αντίκτυπο του έργου, που καθορίζονται στην πρόταση;
- Επιτυγχάνονται οι στόχοι του έργου; Επιτεύχθηκαν οι στόχοι του έργου εγκαίρως και με τον πιο αποτελεσματικό τρόπο; Ποιοι ήταν οι κυριότεροι παράγοντες που επηρέασαν την επίτευξη ή μη των στόχων και αντιμετωπίστηκαν επαρκώς;
- Υπάρχουν πρόσθετες (μη προγραμματισμένες) επιπτώσεις (οικονομικές, κοινωνικές, πολιτικές, περιβαλλοντικές) του έργου σας; Με ποιον τρόπο (θετικό/αρνητικό) επηρεάζουν την ομάδα/τον πληθυσμό-στόχο;
- Συνεχίζονται τα οφέλη του έργου μετά την περίοδο χρηματοδότησης;
- Εξετάστε τον πιθανό αντίκτυπο του έργου σας στην οικονομία, το περιβάλλον, την κοινωνία και τον πολιτισμό – τα βασικά στοιχεία της βιώσιμης κοινοτικής ανάπτυξης.
5.16. Αξιολόγηση επιπτώσεων
Μέσα για την αξιολόγηση του αντικτύπου
Μικροσκοπικά εργαλεία για την εκτίμηση των επιπτώσεων
Πώς να σκεφτείτε και να μετρήσετε τον αντίκτυπο των μη κερδοσκοπικών οργανισμών
Παγκόσμια Τράπεζα – τι είναι η αξιολόγηση των επιπτώσεων
UNICEF – Δομικά στοιχεία της αξιολόγησης επιπτώσεων
Οδηγός αξιολόγησης επιπτώσεων της UNICEF
Τι είναι η αξιολόγηση αντικτύπου;
Χρήσιμοι πόροι για την αξιολόγηση του αντίκτυπου
Πώς να δημιουργήσετε ένα σύστημα παρακολούθησης και αξιολόγησης (M&E)
– οδηγός βήμα προς βήμα
Τύπος αξιολόγησης του προγράμματος
Σχεδιασμός μέσων αξιολόγησης
5.17. Σχέδιο παρακολούθησης και αξιολόγησης
Η αξιολόγηση βασίζεται στη συλλογή σχετικών δεδομένων, η οποία μπορεί να γίνει με διάφορες ποιοτικές και ποσοτικές μεθόδους: πιλοτικές συνεδρίες/παρουσιάσεις/εκπαιδεύσεις, συλλογή ανατροφοδότησης από τις ομάδες-στόχους και τους ενδιαφερόμενους φορείς με δομημένα/ημιδομημένα ερωτηματολόγια, παρακολούθηση των αποτελεσμάτων (Google analytics, αριθμός επισκεπτών, εκπαιδευομένων, λήψεις), ομάδες εστίασης και συζητήσεις, συνεντεύξεις με επαγγελματίες, επιτόπιες επισκέψεις.
Πρότυπο παρακολούθησης και αξιολόγησης:
5.18 Άσκηση Βασικά χαρακτηριστικά 2 Σχέδιο παρακολούθησης και αξιολόγησης
Προετοιμάστε σύντομο σχέδιο παρακολούθησης και αξιολόγησης, παρουσιάζοντας τα βασικά στοιχεία
ενός έργου που παρακολουθείτε
6.1. Βασικά χαρακτηριστικά 3 Βιωσιμότητα
Κρίσιμα μέρη της αξιολόγησης αντικτύπου είναι τα σχέδια για τη διασφάλιση της βιωσιμότητας και της αειφορίας των αποτελεσμάτων. Όλοι οι χορηγοί αναζητούν αποδείξεις ότι η χρηματοδότηση επενδύθηκε για την παραγωγή αποτελεσμάτων, τα οποία είναι συναφή, χρήσιμα και μπορούν να κλιμακωθούν ώστε να παράγουν τη μέγιστη δυνατή αξία. Το έργο σας θα πρέπει τελικά να αποπληρώνει τον εαυτό του και η μακροπρόθεσμη βιωσιμότητα του έργου πρέπει να αποδεικνύεται σαφώς. Εξηγήστε πώς θα διατηρηθεί η πρωτοβουλία μετά την ολοκλήρωσή της, ποια στοιχεία θα παραμείνουν διαθέσιμα, πώς και ποιος θα τα συντηρήσει. Ένα έργο που απαιτεί συνεχή μακροπρόθεσμη υποστήριξη από εξωτερικές πηγές θεωρείται λιγότερο βιώσιμο σε μακροπρόθεσμη προοπτική.
6.2.Παρακολούθηση (βιωσιμότητα)
Τα σχέδια βιωσιμότητας μπορεί να περιλαμβάνουν:
- Ενσωμάτωση των αποτελεσμάτων του έργου σε συστήματα και πρακτικές, για παράδειγμα με την αναγνώρισή τους/πιστοποίησή τους στην περίπτωση των εργαλείων κατάρτισης/εκπαίδευσης. Η συμμετοχή των βασικών ενδιαφερομένων μερών και των υπευθύνων λήψης αποφάσεων είναι απαραίτητη για την ενσωμάτωση των αποτελεσμάτων του έργου
- Εξασφάλιση ελεύθερης πρόσβασης στα αποτελέσματα του έργου μετά την ολοκλήρωσή του. Στην περίπτωση αυτή, προβλέψτε τους πόρους (ανθρώπινους, τεχνικούς και οικονομικούς) για την ενημέρωση, την υποστήριξη και τη συντήρηση
- Κλιμάκωση των αποτελεσμάτων του έργου – θα πρέπει να εντοπιστούν εκ των προτέρων οργανισμοί με πραγματικό ενδιαφέρον και ικανότητα. Αυτοί θα μπορούσαν να είναι συναφή ιδρύματα που μπορούν να ενσωματώσουν τα αποτελέσματα ή άλλοι ενδιαφερόμενοι φορείς που μπορούν να τα διαδώσουν στους δικαιούχους/μέλη τους. Η μεταφορά τεχνογνωσίας/μεθοδολογιών γίνεται μέσω της κατάρτισης και της δικαιόχρησης. Σε περίπτωση μεταφοράς των αποτελεσμάτων του έργου, θα πρέπει να γίνει ειδική συμφωνία για τα δικαιώματα πνευματικής ιδιοκτησίας και τη βιωσιμότητα.
6.3. Παρακολούθηση (βιωσιμότητα)
Τα σχέδια βιωσιμότητας μπορεί να περιλαμβάνουν:
- Μεταφορά σε νέους τομείς/ομάδες-στόχους/χώρες – σε ορισμένες περιπτώσεις τα αποτελέσματα του έργου (ορθές πρακτικές, μεθοδολογίες, τεχνογνωσία, καινοτόμες υπηρεσίες κ.λπ.) θα μπορούσαν να αξιοποιηθούν σε διαφορετικούς από τους αρχικούς τομείς και κοινότητες χρηστών-στόχων. Στην περίπτωση αυτή θα πρέπει να γίνουν δοκιμές σκοπιμότητας και να γίνουν οι απαραίτητες προσαρμογές και τροποποιήσεις.
- Εμπορική αξιοποίηση της τεχνολογίας, μεθοδολογία, αδειοδότηση μετά την περίοδο χρηματοδότησης. Για παράδειγμα: μπορείτε να προσφέρετε εκπαίδευση για εκπαιδευτές, να πουλήσετε τεχνογνωσία σε κατασκευαστές, να προσφέρετε συμβουλές επί πληρωμή, να προβλέψετε πρόσβαση επί πληρωμή σε κάποιο τμήμα της πλατφόρμας σας ή να δημοσιεύσετε διαφημιστικά banners επί πληρωμή κ.λπ. Προετοιμάστε το σχέδιο μάρκετινγκ και τη συμφωνία για τα δικαιώματα πνευματικής ιδιοκτησίας με τους εταίρους του έργου σας.
Εξηγήστε πόσο εφικτή είναι κάθε μία από αυτές τις επιλογές, τι είδους πόροι και μέτρα έχουν ληφθεί υπόψη για να διασφαλιστεί ότι τα αποτελέσματα θα παραμείνουν διαθέσιμα και θα χρησιμοποιηθούν. Τέλος, η αξιολόγηση αντικτύπου θα πρέπει να εξάγει συμπεράσματα και να περιγράφει τα διδάγματα που αντλήθηκαν, τα οποία μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε μελλοντικά έργα.
6.4. Χρήσιμες πηγές για τη βιωσιμότητα
Χρήσιμοι πόροι για τη διασφάλιση της βιωσιμότητας των έργων
- Πώς 5 οργανισμοί σχεδιάζουν να κλιμακώσουν τις κοινωνικές επιχειρήσεις
- Πώς να γράψετε το τμήμα βιωσιμότητας μιας πρότασης
6.5 Πώς να αναφέρετε τον αντίκτυποimpact
Ανατρέξτε στις προτεραιότητες και τους στόχους του έργου και απαντήστε στις ακόλουθες ερωτήσεις:
Ποια βιώσιμα αποτελέσματα παρήγαγε το έργο για κάθε ομάδα-στόχο;
Ποια βιώσιμα αποτελέσματα παρήγαγε το έργο;
Τι άλλαξε το έργο; Για ποιον;
Συγκρίνετε τους δείκτες επιτυχίας με τα επιτευχθέντα αποτελέσματα, για να ποσοτικοποιήσετε τα επιτεύγματά σας. Αναλύστε τα αποτελέσματα:
Ποιοι εξωτερικοί παράγοντες και πόροι συνέβαλαν σε αυτά τα αποτελέσματα;
Ποιοι εξωτερικοί παράγοντες προκάλεσαν το έργο;
Ελέγξτε τα αποτελέσματα για τους πιλοτικούς συμμετέχοντες και την ομάδα ελέγχου για να επικυρώσετε τον αντίκτυπο των δραστηριοτήτων σας.
6.6 Άσκηση Βασικά χαρακτηριστικά 3 Βιωσιμότητα
Εξηγήστε πόσο εφικτή είναι η μεταφορά σε νέους τομείς/ομάδες-στόχους/χώρες και η εμπορευματοποίηση της τεχνολογίας, της μεθοδολογίας, της αδειοδότησης μετά την περίοδο χρηματοδότησης για ένα έργο που εκτελείτε, τι είδους πόροι και μέτρα έχουν ληφθεί υπόψη για να διασφαλιστεί ότι τα αποτελέσματα θα παραμείνουν διαθέσιμα και θα χρησιμοποιηθούν. Τέλος,
Θυμηθείτε! Η αξιολόγηση αντικτύπου πρέπει να εξάγει συμπεράσματα και να περιγράφει τα διδάγματα που αντλήθηκαν, τα οποία μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε μελλοντικά έργα.
Χρησιμοποιήστε το εργαλείο YI+ για την επίτευξη καλύτερων αποτελεσμάτων.
7.1 Αυτοαξιολόγηση
Βιβλιογραφία
Ελέγξτε τον ακόλουθο δικτυακό τόπο:
